吉农院发[2002]90号

第一章 总 则
第一条 为了加强全院科学技术档案（以下简称科技档案）管理工作，充分发挥科技档案的作用，根据中华人民共和国《档案法》、《科学技术档案工作条例》和国家科委、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我院实际情况，制定本办法。
第二条 我院的科技档案是指在农业科学研究、科技产业、基本建设等项活动中形成的，具有保存和利用价值的技术文件材料的总称。包括：文字材料、图表、图纸、计算材料、照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、电子计算机文件等各种载体的科技文件材料。为参考目的而收集和复制的科技文件材料，不属科技档案。
我院的科技档案种类有：科研课题档案、学术活动档案、科研管理档案、科技产业档案、农业科技信息档案、基本建设档案、仪器设备档案等。
第三条 我院的科技档案是党和国家的重要财富，是我院科学研究工作的重要条件、是科技资源储备的一种形式，是科研管理工作的重要组成部分。必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。
任何部门和个人都不准将科技文件材料擅自处理或据为己有。
第四条 院办公室（档案馆）受院委托掌管全院档案工作。院办公室、科研处、人事处按各自分工，对全院科技档案管理工作行使其检查监督职能。
科研处要把科技档案工作纳入科研管理工作日程，督促各研究所（分院）搞好科技文件材料的收集、整理和立卷工作。没有完整、准确、系统档案的课题（项目），不予办理鉴定、验收、申报科技成果等手续。
人事处将科技档案作为检查科技成果、考核科技人员和衡量科技管理水平的依据。对于不按规定归档的科技人员，取消主持人或主要负责人相应的评聘职称（职务）、评选先进等资格；对于拟调离工作或退离休的科技人员，须将保存的一切应归档的科技文件材料进行立卷，向本单位指定人员移交，并有院档案馆签字，否则，人事处不予以办理相关手续。
各研究所（分院）必须切实加强科技档案工作的领导。要有一名领导负责科技档案工作，并设业务秘书（或指定专人）为兼职档案员，负责具体工作。
各单位兼职档案员的主要任务是：
1、负责对本单位的科技档案工作的业务指导、督促和检查；
2、组织本单位各课题的科技文件材料收集、整理、立卷与归档工作；
3、负责本单位拟调出或退休科技人员科研档案交接工作；
4、组织本单位科技档案向院档案馆移交工作。
第二章 科技文件材料的形成、立卷与归档
第五条 科技文件材料实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制。每个项目（包括中断或取得负结果的项目）要按照工作程序，以研究课题的开始为起点陆续收集。在项目完成后及时整理、归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。科研项目鉴定、验收前，必须通知档案馆（室）对准备归档的科研文件材料加以审查验收。
第六条 科研人员应负责科技文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，并作为考核的内容之一。凡是需要归档的科技文件材料，都应作到书写材料优良、格式统一、字迹工整、图样清晰，装订整齐，禁用字迹不牢固的书写工具。归档的科技文件材料尽可能是原件。 
第七条 档案馆（室）在课题立项后或基建项目开工时，同项目负责人签订科技档案归档协议。对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤消对该项成果的奖励。
第八条 几个单位协作的科研项目，主持单位保存一整套档案，协作单位除保存自己承担任务有关档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料的归档和归属，协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。
第九条 科技文件材料的组卷与归档要求：
1、组卷时，科研档案以课题为单位，基建档案以工程项目为单位，仪器设备档案以一种或一项设备为单位，依据本规定提供的“科技档案归档范围和保管期限表”，将科技文件材料收集齐全、核对准确，划分保管期限和密级。不同保管期限的文件材料不能组在一个案卷中；文件材料之间联系密不可分的，保管期限和密级要就高不就低。
2、科技文件材料的排列：同一保管期限内的文件材料，按形成先后顺序进行系统整理，组成一个或若干个保管单位（卷、盒）。科研课题按准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列；设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样也可单独组卷；管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
同一案卷内的科技文件材料，按形成时间的先后顺序排列。文字在前，图样在后。保管单位组成后，分别由课题主持人或工程项目负责人、仪器设备使用（保管）单位负责人审查合格后，即可编目、装订。需要装订的案卷，装订前先去掉金属物（如书钉、大头针等）。
3、案卷的编目。案卷组成后，编写案卷页号，在有书写内容的页面右上角或左上角，用阿拉伯数字编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
卷内目录要逐项、逐份文件、逐张图纸填写，置于卷内文件之首。其中顺序号用阿拉伯数字依次标注；文件材料题名亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称；文件编号填写文件的文号或图样的图号；责任者填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者；日期，填写形成科技文件材料的年月日；页次，填写每份科技文件材料首页上标注的页号。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前；
用钢笔或毛笔逐项填写案卷封面，字迹要工整、美观。其中案卷题名要概括、精练、能准确揭示出本卷档案的主要内容。
卷内备考表填写组卷过程中需要说明的问题，并由课题或项目负责人审查合格后签字，置于卷内文件之尾。
4、散装的蓝图，折叠图样，标准一致，卷内图样材料，按国家规定的基建、机械四号图纸标准尺（幅面为297×210毫米），图面向外进行手风琴“风箱”式折叠，将图标折露在右角下，每张图纸都按顺序填上张号，进行登记，组成保管单位装入盒内。底图不宜折叠，应平放或卷放。
5、照片档案应到院档案馆或档案用品商店购买国家规定的照片档案夹，并按照片档案管理办法，整理照片、底片，逐项填写好照片说明、卷内目录等。
6、电子档案归档：记录课题全部实施过程的软盘、光盘，如开题论证材料、鉴定报奖材料、阶段或年度计划总结及数据分析材料等，转换成文本文件保存，并注明对应的纸质文件位置。特殊格式的电子文件，应在存储载体同时，存有相应的浏览软件。待课题结束时，将全部电子档案进行系统整理，制作机读目录。填写标签及电子文件登记表，标签上应填写课题名称、研究单位、主持人、电子文件类别、密级和软、硬件平台等；电子文件登记表见附表3。
7、课题主持人要填写“科研课题简介”、“科研课题参加人员名单”、“科研课题文件归档情况表”（格式见附表1、2、4）。
8、归档的案卷，应填写案卷目录和移交清单（一式两份），移交单位（所、处）和院档案馆各保存一份。院档案馆接收移交的科技档案时，要根据移交清单核对，对每个案卷进行质量检查，对不合格的案卷拒绝接收。交接双方要在移交清单上签字，并注明移交时间。
9、归档时间和份数，科研管理工作档案、科技信息档案和农业科技产业档案，最晚于次年第二季度末归档完毕。研究课题档案，在课题结束后第二年第一季度末归档完毕。基本建设档案要在工程（项目）结束后两个月内归档完毕。仪器设备档案要在仪器设备开箱后，即将一切该归档的原件整理归档，复印材料留在仪器设备使用单位。
各类科技档案的归档套数，一般归档一套（论文、报告等应包括原稿和复制品），重要和经常使用的档案酌加副卷（副卷由复制品组成）。
第三章 科技档案的管理和利用
第十条 院档案馆对已经接收的科技档案，及时地进行分类、编目、登记、上架排列，编制必要的检索工具。绝密级的科技档案应单独登记，专柜保存。
第十一条 我院的科技档案是按专业、学科和时间等特征进行分类、编号。即采用农业科技档案工作部标准分类、著录与标引汇编中农业科技部分。
第十二条 已归档的科技档案材料需要补充、改正时，必须履行批准签字手续。未经同意，不得任意改动。
第十三条 科技档案的保管，必须保证安全、保密。库房的门窗要坚固，库房内应保持适当的温、湿度，设有防盗、防虫、防潮、防火、防鼠、防尘、防光等防护措施。
第十四条 要经常检查档案的保管情况，对残缺、破损或字迹不清的档案，应设法补救、及时修补、复制，如发现重大问题应及时处理。
第十五条 对合并、撤销单位的科技档案，要向接收单位的有关人员办理移交手续，并到院档案馆备案。任何人不得私分或移交、隐藏，违者追究责任。
第十六条 开发科研档案信息资源，开展科研档案信息交流，加强科技档案信息加工。编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，为经济建设、科技进步和技术市场服务。
第十七条 健全科技档案的借阅、效果登记制度。本院职工均可借阅有关科技档案，外单位人员须持单位介绍信方可借阅。借阅机密、绝密科技档案，须经院办公室主任批准，只准在阅览室内阅览。
第十八条 借阅者应爱护和保管好科技档案，不得损坏、拆散、涂改和私自复制。归还时双方当面核对清楚。
第十九条 科技档案的保管期限（永久、长期、短期）和价值，要定期进行鉴定。鉴定工作要由院办公室主任、科研处负责人与有关研究所（分院）负责人及档案馆负责人组成鉴定小组进行。经鉴定已无保存价值的科技档案，要填写销毁清单，报院领导批准，院办公室备案，最后由鉴定小组指定专人监销。
第四章 附 则
第二十条 本办法从下发之日起实行。 

吉林省农科院科技档案管理办法附件.doc